Вдали от офиса. Как правильно организовать процесс, работая из дома

Обновлено: 08.06.2024

Перевод сотрудников на удаленную работу привел к появлению большого количества вопросов у последних. Рабочий день в офисе привычен и имеет четкие границы, за его пределами начинается время отдыха. Работа дома предполагает объединение рабочего процесса и домашних дел, что в итоге приводит к потере продуктивного времени и различным проблемам.

Надо отметить, что удаленная работа возможна не для всех специальностей. Такой формат возможен для специалистов, которые не привязаны к своему рабочему месту, для выполнения задач им нужен компьютер, телефон и ряд программ.

Современные возможности интернета позволяют соединять людей, находящихся в разных странах и даже на разных континентах. Нужные процессы можно выполнять с использованием специальных программ и приложений, а результаты работы передавать через сеть. Однако до настоящего времени находятся скептики, которые считают такую организацию труда работой не совсем настоящей.

Чтобы изменить мнение, достаточно рассмотреть плюсы удаленной работы по сравнению с офисной.

Возможность экономии времени. При работе из дома приступить к рабочим обязанностям можно практически через пять минут после подъема. Не требуется вставать за несколько часов и тратить время на дорогу. Просыпаться поздно совсем не обязательно. Можно встать рано и посвятить это время любимым занятиям. Экономятся и деньги, т. к. нет необходимости покупать билеты или тратиться на бензин для ежедневных поездок на автомобиле.

Отсутствие территориальных ограничений. При удаленном формате работы нет никакой разницы, где именно человек живет. Можно находить нужных специалистов за тысячи километров от офиса, и они будут эффективно работать. Кроме того, работники могут путешествовать, не оставляя работы. Конечно, покорить Эверест в процессе работы не получится, но есть возможность переезжать с одного места на другое, будние дни проводить за работой, вечера и выходные посвящать осмотру окрестностей. Самое главное, чтобы была стабильная интернет-связь.

Создание спокойной обстановки. В собственном доме можно работать в самых комфортных и спокойных условиях. Самое главное — их для себя создать. В офисе такой обстановки добиться не удастся. Там постоянно много людей, а поэтому создается шум, отвлекающие моменты и другие неприятные факторы.

Отсутствие источников заразных заболеваний. Скученность людей в офисе приводит к тому, что вирус от одного человека быстро передается окружающим. И совсем не важно, обычная это простуда или более тяжелые варианты. Болеть совсем не приятно.

Не все руководители умеют грамотно организовывать выполнение поручений и контроль за ним.
Сложность перестройки. Если сотрудник привык работать под постоянным контролем, то необходимость самостоятельно регулировать свое время, планы приводит к нарушению рабочего процесса или соотношения работы и отдыха.
В процессе работы дома могут мешать домочадцы, которым сложно понять принцип дистанционной работы, и домашние дела, которые постоянно напоминают о себе. Очень тяжело перейти на удаленку семейным людям с детьми. Убедить окружающих, что идет важный процесс и выполняется работа, бывает непросто.
Отсутствие необходимого технического оснащения. Помимо компьютеров и телефонов, может понадобиться принтер, другая офисная или специальная техника. Кроме того, и сами домашние компьютеры бывают недостаточной мощности. Но, когда работодатель заинтересован в качественно выполненной работе, он старается технически обеспечить сотрудников.
Потеря и утечка данных возможны из-за недостаточного уровня безопасности. Некоторые компании не переводят своих сотрудников на удаленную работу именно из-за необходимости поддержания безопасности на должном уровне. При использовании в домашних условиях незащищенных соединений создается угроза.
Не все рабочие программы для удаленной работы имеют понятный и удобный интерфейс. Иногда к нему сложно привыкнуть, потому работа выполняется медленнее, чем могла бы.

Определение границ. Чтобы не выполнять домашние и рабочие дела одновременно, необходимо выделить временные промежутки для одних и для других. Это позволит уделять максимум внимания конкретному делу, избегать низкой продуктивности, а переход от одного вида деятельности к другой будет восприниматься как отдых.

Очень важны перерывы. Нельзя работать, не создавая для себя перерывов. Это только кажется, что дома человек меньше устает, т. к. его окружает знакомая обстановка и рутинные дела. На самом деле только эффективные перерывы, позволяющие полностью отключиться от рабочего контекста, помогают восполнить силы.

Соблюдение графика. Если установлен определенный график с рабочими часами, то не стоит его игнорировать. Плохи как переработки, так и работа вне офисных часов, если требуется контакт с коллегами.

Для организации эффективной удаленной работы необходима подходящая техника и ряд программ. Среди важных компонентов оказывается гарнитура, с помощью которой выполняется связь, и приложения для осуществления трекинга выполняемых задач и проведения совместных работ с остальными участниками процесса.

Техникой и доступом к программам и корпоративным аккаунтом должна обеспечивать компания. Можно работать и с использованием собственного компьютера, но если он относительно старый, рассчитан на всю семью или имеет другие ограничения, то техника потребуется. Обычно удаленным работникам выдается корпоративный ноутбук, в котором установлены все нужные программы для решения поставленных задач.

Общение в мессенджерах может пугать отсутствием невербальной составляющей. Но не стоит его бояться. Надо только научиться четко формулировать вопросы и ответы, а также привыкнуть к общепринятому стилю общения. В одних чатах может быть все очень строго и формально, а в других можно спокойно использовать эмодзи, картинки и мемы.

Основным отличием и особенностью удаленной работы и основой ее организации является контроль выполненных задач. Существуют специальные программы, с помощью которых работодатель отслеживает активность работников, не вторгаясь в их личное пространство. Это позволяет наблюдать за тем, как задачи выполняются, и по ходу дела комментировать процесс, оставлять замечания и выполнять корректировку.

При этом надо помнить, что время, проведенное сотрудником на рабочем месте, не показатель его продуктивности. Гораздо важнее результат, сколько он успел сделать за отведенное для работы время. Можно создавать иллюзию занятости и активности при подключенном трекере, а можно иногда подключаться, чтобы передать результат и отчитаться.

Оптимальным вариантом контроля являются отчеты о выполненной работе. Они обычно появляются в конце дня, по ним можно судить о проделанной работе, а начало дня можно посвятить обозначению задач. Работники — взрослые люди и сами могут распределить время и задачи в порядке приоритетности, совсем не обязательно следить за ними постоянно.

Трекеры и постановщики задач

Slack — позволяет работать совместно в режиме онлайн. Она дает возможность создавать и групповые каналы, и отдельные частные. С первого взгляда интерфейс программы может показаться слишком сложным, но когда в нем разберешься, то получишь немало возможностей.

Сервисы Google — позволяют организовать работу с применением таблиц, документаций и презентаций. Большим преимуществом является возможность внесения правок непосредственно во время работы, легко отслеживается прогресс.

Next Cloud — платформа, позволяющая работать онлайн и учитывающая прогресс в выполнении задач. Ее можно установить на собственный хостинг, что позволяет исключить утечки данных.

Projecto — программа, ориентированная на совместную деятельность. Она содержит наборы инструментов управления командой, которые пользователь может подключать при необходимости.

Программы для связи

Discord — используется для общения с применением видеосвязи. С его помощью создаются и групповые, и персональные чаты, настраиваются разрешения для разных участников, которых можно разделять по группам.

Zoom — обеспечивает видеосвязь. Через него можно транслировать собственный экран. С его помощью проводятся различные собрания и конференции.

MSTeams — применяется для корпоративных звонков с использованием видео. Он позволяет контролировать процесс работы и выполнять просмотр документов непосредственно во время их создания.

Skype — позволяет делать видеозвонки и пересылать файлы.

Сначала программу требуется установить на стационарные и мобильные устройства. Для выбора доступны два режима: общий или корпоративный. В программе регистрируются сотрудники, для них создаются чаты и команды.

Среди важных моментов организации перевода сотрудников на удаленную работу отмечают следующие аспекты. Очень важно правильно оформить трудовые договоры для работников. Они имеют полное право на отпуска, больничные и прочее, гарантированное Трудовым кодексом. Их наличие никак не зависит от места нахождения работающего сотрудника.

Второй важный аспект — организация защиты данных. Информационная безопасность выходит на первое место при организации работы удаленно. Важно правильно подобрать вариант облачного хранилища, регулярно менять пароли, использовать исключительно корпоративные аккаунты, которые имеют дополнительную защиту данных. Программы предпочтительнее такие, которые не позволяют переносить информацию на другие хостинги.

Благодаря изменениям в мире удалённая работа для многих компаний стала привычным форматом. Но для одних «дистанционка» — залог плодотворной работы и хорошего настроения, для других же — настоящее испытание. В этом материале мы расскажем, с какими проблемами сталкиваются люди, переходя на дистанционный формат работы, как их избежать и что делать, чтобы сохранить или даже повысить продуктивность.

Почему люди работают из дома

Какие преимущества работы из дома

В некоторых моментах дистанционный формат обгоняет традиционный офисный:

мобильность;
экономия на транспорте;
повышение креативности;
возможность избежать неблагоприятного рабочего климата;
собственный ритм работы;
возможность проводить больше времени с детьми, заниматься спортом и выходить на прогулки.

Даже если сотрудник не находится в офисе 8 часов в день, его продуктивность остаётся на прежнем уровне или даже увеличивается. Всё зависит от самоорганизации.

Трудности работы из дома и их решение

Говоря о преимуществах, стоит затронуть и основные недостатки, которых не так много, но для некоторых людей они могут оказаться существенными. Рассмотрим подробнее эти проблемы и пути их решения.

Проблема 1. Физическая усталость

Зачастую на удалённой работе вы постоянно сидите или лежите. Да, в офисе вы тоже находитесь в сидячем положении, а в некоторых компаниях есть даже специальные места, где разрешается немного полежать в процессе. Но вы двигаетесь, как минимум, по пути на работу и обратно, а как максимум — ходите на обед или за кофе, посещаете собрания или перемещаетесь по офису.

Дома же мы двигаемся гораздо меньше, что может привести к болям в спине или шее. А если рабочее место организовано неправильно, например, в комнате плохое освещение или слишком близко расположен монитор, то к этим недомоганиям добавляется головная боль или ощущение сухости в глазах.

Решение

Регулярно меняйте положение тела, чтобы снять нагрузку со спины и шеи. Советуем менять положение тела как можно чаще и кардинально: если вы лежали на диване, то попробуйте поработать стоя некоторое время или сесть на стул с удобной спинкой.
Располагайте монитор под правильным углом на безопасном расстоянии от глаз. Настройте яркость — свет должен быть мягким и приятным. Важно, чтобы центр экрана находился на несколько сантиметров ниже глаз. Если у вас ноутбук, то положите под него книгу или специальную подставку. Работая за столом, помните, что руки должны быть согнуты на 90 градусов, а локти лежать на столе. Размер шрифта определяйте так, чтобы вы могли прочитать текст с дистанции, втрое больше рабочей.
Сидите ровно, чтобы не напрягать спину и чувствовать себя комфортно в конце рабочего дня. Контролировать осанку помогают стулья с правильной спинкой или подушки.
Контролируйте освещение в комнате. Идеальный свет для работы с утра — яркий и холодный, а вечером — тёплый и мягкий. Если вы работаете у окна, проследите, чтобы монитор не отсвечивал.
Периодически отдыхайте. Делать перерывы следует ещё до момента усталости, чтобы сохранять мотивацию и продуктивность. Настройте будильники или скачайте специальную программу, которая будет напоминать об отдыхе. Если почувствуете, что вот-вот устанете, отвлекитесь, даже если время перерыва ещё не наступило.
Делайте пальчиковую гимнастику. Это поможет вам настроиться на работу и сконцентрироваться на важных задачах.

Проблема 2. Психологическая усталость

Когда мы работаем в офисе, мозг привыкает воспринимать много нюансов живого общения: мимику, невербальный язык тела, жесты или насколько близко подходит коллега. При хронической нехватке такой информации появляется стресс. Живое общение — наш главный вид контакта как социальных существ. Мы обмениваемся с другими людьми разными эмоциями, которые наполняют и нас самих. К примеру, лёгкая улыбка руководителя удовлетворяет нашу потребность в положительной оценке. Эти мелочи могут вовсе не касаться работы, но создают тёплый психологический климат, который очень важен.

Путь в офис и домой может быть как причиной стресса, так и определённым ритуалом, переключающим нас из режима отдыха на режим работы и наоборот. Работая дома, часто не получается найти замену этому ритуалу, и сознание человека не переключается: дом перестаёт быть для него только местом отдыха, но и не становится полноценным местом работы. Например, если человек проводит рабочий день в кровати или на диване, они больше не являются местом отдыха, а становятся зоной стресса. Поэтому полностью расслабиться дома будет тяжело.

Следуйте графику, в котором определите часы работы и отдыха. Тогда не придётся постоянно заставлять себя работать, ведь вы чётко будете знать, когда сделать перерыв, а когда максимально углубиться в процесс.
Создайте ритуалы переключения с домашнего режима в рабочий. Это может быть прогулка с собакой до и после работы, смена одежды или работа в специально отведённом месте — в гостиной за столом, например.
Встречайтесь с людьми. Время от времени организовывайте прогулки с друзьями или коллегами.

Проблема 3. Не получается сфокусироваться на работе

В офисе мы полностью погружены в рабочую атмосферу: есть своё обустроенное рабочее место, отведённое время на обед и перерывы, а вокруг постоянно общаются коллеги, обсуждая новые проекты или решая важные задачи. При дистанционной работе эта атмосфера исчезает, и нам становится сложнее сфокусироваться из-за непривычной обстановки.

Обустройте рабочее место. Идеальный вариант — удобное кресло и стол, который необходимо регулярно прибирать, чтобы ничего не отвлекало вас от процесса. Порой даже мелочи вроде детских игрушек или ключей от машины могут привлекать к себе внимание.
Подберите музыку для работы. Многие сейчас работают в наушниках — они помогают отключиться от внешнего отвлекающего шума и не мешать другим людям. Причем композиции следует выбирать простые: никаких подкастов, сериалов или фильмов — это может отвлекать ещё больше. Если же вам легче работать в тишине, попробуйте наушники с активным шумоподавлением или используйте беруши.
Избегайте прокрастинации. Рабочие задачи бывают как интересные, так и скучные. Когда мы сталкиваемся со сложной или не очень интересной задачей, концентрация внимания теряется, и мы начинаем откладывать её на потом. На удалёнке мы прокрастинируем ещё чаще: вдруг понадобилось прибраться в комнате, починить шкаф, помыть посуду или попросту проверить социальные сети. Как итог — горящие дедлайны, задержки на работе и стресс. Поэтому важно понимать, что в определённые часы вы посвящаете всё время работе, а стирка или уборка может подождать и до вечера.
Декомпозируйте большие задачи на маленькие, измеримые по времени. Например, вам надо с нуля создать удобный лендинг. Чтобы понять, сколько времени вам потребуется, разделите эту задачу на более мелкие: проанализировать аудиторию, подготовить текст, нарисовать прототип и так далее. Привыкайте работать небольшими забегами — так вы сделаете работу гораздо быстрее и качественнее. А ещё обязательно поощряйте себя за выполненный этап, чтобы не терять мотивацию и сохранять приятную атмосферу при работе.

Проблема 4. Размываются рабочие границы

На удалёнке появляется больше возможностей для решения бытовых вопросов и общения с родными. Однако и это преимущество может негативно повлиять на рабочий процесс. Например, маленьким детям сложно объяснить, что в определённый момент родителя беспокоить нельзя и он не может уделить время, чтобы поиграть. Но самая главная сложность — размывание границ между работой и личной жизнью. Мы можем работать и в выходные, и до глубокой ночи, просто не замечая, сколько времени на часах.

Планируйте свой рабочий день. Вставайте по будильнику, записывайте встречи или созвоны в календарь, все задачи расписывайте по часам. Чтобы вам было проще составлять график, можно ознакомиться с материалами по тайм-менеджменту или посмотреть обучающее видео. Так вы избежите усталости и апатии и будете чётко знать, какие задачи необходимо закрыть до конца дня. Подробнее о том, как правильно планировать свой день, смотрите в этом видео.
Ознакомьтесь с границами рабочего времени коллег и определите свои. Если вы готовы с радостью поработать и после шести, это не значит, что и ваш коллега обладает таким же энтузиазмом, и готов вносить правки в проект в 9 вечера. Поэтому обязательно уточните у всех коллег, с которыми вы взаимодействуйте, в какое время их лучше не беспокоить и что делать в случае форс-мажора.
Поговорите с родными. Перед началом работы обязательно проведите беседу с детьми или родными, кто живёт с вами. Объясните, что в определённые часы вас нельзя беспокоить, но в течении дня будут перерывы, которые можно провести вместе. Если семья большая, можно распечатать график и повесить его на видное место, чтобы все были в курсе вашего рабочего времени.

Проблема 5. Сложно взаимодействовать с коллегами

В офисе всегда можно подойти к коллеге и узнать, что вас интересует. На удалённой работе не всё так просто: один не может вовремя ответить вам из-за плохого интернета, до другого не дозвониться, а у третьего вовсе отключили дома свет. Всё это сильно усложняет работу и тормозит процесс, отчего страдают все: как ответственный за задачу, так и исполнители.

Несмотря на все вышеперечисленные проблемы, дистанционная работа остаётся желаемым форматом для многих сотрудников. В конце концов, любые сложности можно преодолеть.

Содержание

Основные статьи:

Новый подход к офису: альтернативные пространства

Экономическую выгоду от дистанционной работы подсчитывают уже давно: по данным [1] J’son & Partners Consulting, компания со штатом в 10 человек может сэкономить 3% лишь на аренде офиса, если отправит половину сотрудников на «удаленку». Для самого работника выгода тоже очевидна: время и деньги тратить на дорогу не надо (в среднем [2] — 20 тысяч рублей в месяц), график становится более гибким. В 84% компаний, опрошенных IDG Enterprise, повысилась [3] производительность труда при дистанционной работе. В условиях пандемии 70% российского бизнеса готовы [4] оставить новый режим и рассматривать альтернативные пространства.

Первый вариант — виртуальный офис (VDI [5] ): сотрудник может решать задачи из любого места, в то время как его рабочее место находится на выделенном сервере компании, который также обеспечивает хорошую вычислительную мощность. Это позволяет не зависеть от определенного компьютера и его технических характеристик, не тратиться на дополнительное оборудование для сотрудника. Отличное решение, потому что у 7% россиян удаленка вызывала [6] стресс из-за маломощного компьютера.

Второй вариант — незакрепленные рабочие места в офисах (Desk Sharing): это предварительное бронирование места под сотрудника, почасовая или посуточная оплата. Отличное решение для маленьких стартапов, которые не нуждаются в больших площадях.

Также она указывает на необходимость хорошей шумоизоляции, эргономики и безопасности.

Еще один вариант — распределенные офисы вдали от дома: несколько разных локаций в спальных районах вместо одного пространства где-то в центре. Здесь удается добиться экономии на аренде и одновременно решить вопрос с социализацией сотрудников, оставить штат относительно постоянным.

Алена Гейдт подчеркивает:

Как позаботиться об инфраструктуре

Если речь заходит о домашней «удаленке», сотрудника придется обеспечить «базовым минимумом» для эффективной работы. Это корпоративная техника (компьютер или ноутбук), которая должна быть способна защитить данные, а также быть готова к повышенным нагрузкам. Не исключены расходы на принтеры, сканеры, наушники с микрофоном, а также на мебель.

Андрей Илингин, директор ЯКласс в России, говорит о том, что вопрос обеспечения сотрудников техникой контролируется в компании строго:

Ирина Степанова, руководитель направления видеорешений для совместной работы Logitech [7] , говорит, что для их компании всегда было в порядке вещей позволять одну часть работы сотрудникам выполнять удаленно, а другую — в офисе.

Настройка процессов под компанию

Вынужденный стремительный перевод сотрудников на «удаленку» в марте показал, что все можно сделать очень быстро: привезти оборудование и инсталлировать его дома реально менее чем за час. Особенно если речь идет о классическом наборе оргтехники, не требующем каким-то сложных решений. Чуть дольше может длиться настройка оборудования, программного обеспечения, особенно корпоративной сети, которая должна быть защищена от внешних атак и утечек данных.

Кроме того, важно решить вопрос с удаленным администрированием, чтобы при любых проблемах с компьютером IT-специалисты могли моментально помочь. Для этого ставится программа TeamViewer и VPN — защищенный туннель, который строится от пользователя в корпоративную сеть через VPN-шлюз. В среднем полноценная настройка процессов способна отнять 1-2 дня. Ее можно проводить силами специалистов вашей компании или сторонней.

Настройка бизнес-процессов

В зависимости от специфики работы компании для управления удаленными командами требуются информационные панели, трекеры по каждой задаче, автоматизированные системы контроля, журналы открытых вопросов.

Андрей Илингин, директор ЯКласс в России выделяет сразу несколько важных сервисов и систем:

Общение сотрудников в виртуальном пространстве

Взаимодействие работников между собой и выполнение отдельных задач в командах повышает эффективность их труда. На удаленке общение обычно осуществляется при помощи мессенджеров (рабочие чаты), а также видеосвязи. Последние также используют для коротких совещаний и планерок. Здесь многое зависит от правильно подобранных инструментов — организации выбирают инструменты [8] для видеоконференцсвязи от Logitech. Можно отдельно выбрать вебкамеры, гарнитуры и другое оборудование, можно приобретать готовые решения для помещений разных размеров. Большинство компаний склоняются к последнему варианту, потому что такое оборудование легко установить и просто использовать сотрудникам. Причем система сертифицирована для работы с Zoom, Google или Microsoft и др.

Видеосвязь между двумя-тремя сотрудниками легче организовать в виртуальных комнатах-чатах — это позволяют сделать практически все сервисы видеосвязи. Маленькой группой во всех можно общаться бесплатно, а вот за большие конференции зачастую уже придется заплатить.

Ирина Степанова, руководитель направления видеорешений для совместной работы Logitech в России говорит о том, что видеосвязь делает работу максимально эффективной:

Дополнительно для взаимодействия между сотрудниками могут понадобиться доски или средства совместного рисования: например, Popplet. Она позволяет проводить групповой мозговой штурм, прикреплять мультимедийные заметки с фото, видео, текстом, подгружая их с компьютера или из интернета. Также есть сервис RealtimeBoard, который синхронизируется с Google Drive и подходит для групповых чатов.

Имеет смысл и использовать софт, обеспечивающий сотрудникам удаленный доступ к рабочим столам «сокомандников». Это полезно во время групповой работы, а также возникающих проблем с софтом. Наиболее известная программа — TeamViewer. В Windows есть встроенная утилита Microsoft Remote Assistance. Кроссплатформенное решение, подходящее для macOS и Linux — Chrome Remote Desktop. У него есть и мобильное приложение для iOS и Android.

Если вы хотите узнать больше об оборудовании для видеосвязи, то вам сюда.

Смотрите также

Обзор TAdviser Удаленная работа: организационные и технические решения:

Читайте также: